Und nochmal...10 Tipps zum Zeitmanagement   Tipp 1: Sich selbst ersetzbar machen   Viele Menschen wollen Entlastung, haben aber Hemmungen, Wissen weiterzugeben oder sogar Verantwortung abzugeben – aus (bewusster oder unbewusster) Angst, nicht mehr gebraucht zu werden. Selten ist diese Angst begründet. Wer in der Lage ist, einen Teil seiner Aufgaben zu delegieren, hat Freiräume für wertvollere Aktivitäten und wird somit in der Regel wichtiger für das Unternehmen. Die Fähigkeit, andere zu befähigen ist eine Schlüsselfähigkeit für ein hocheffektives Leadership.   Tipp 2: Zielorientierte Telefonate   Kennen Sie diese Situation? Sie haben gerade ein Telefonat beendet und Ihnen wird erst dann beim Blick auf die Anzeige klar, dass Sie viel länger telefoniert haben, als Sie wollten oder hätten müssen. Notieren Sie vor einem Telefonat die zu besprechenden Punkte. Dies strukturiert nicht nur das Gespräch, sondern verkürzt viele unnötig lange Telefonate, weil es die Zielsetzung(en) des Gesprächs vor Augen führt. Haken Sie die Punkte bei Erledigung ab und kommen Sie danach relativ schnell zum Schluss.   Tipp 3: Posteingang sinnvoll strukturieren   Die für Sie optimale Struktur für Ihren Posteingang können nur Sie selbst festlegen. Vielleicht ist eine Unterteilung in die drei Kategorien „zu bearbeiten“, „warte auf Antwort“ und „Abheften“ sinnvoll. Auch in Bezug auf Emails macht es durchaus Sinn, sich mit seinem Mailprogramm ein wenig zu beschäftigen. Sie können beispielsweise nach Absendern gruppieren oder nach Empfänger. Letzteres macht nur Sinn, wenn Sie mit mehreren eigenen Emailadressen arbeiten – was wiederum sehr nützlich sein kann.   Tipp 4: Das wichtigste Wort im Zeitmanagement   Es ist ein kurzes Wort mit weitreichender Konsequenz: Das Wort „Nein“. Natürlich wollen wir Kollegen und Kunden gegenüber hilfsbreit sein und nicht immer grundsätzlich „Nein“ sagen. Wichtig ist, nicht impulsartig und automatisch „Ja“ zu sagen. Stellen Sie sich vorher Fragen wie: Soll bzw. will ich dies machen? Macht es überhaupt Sinn? Kann es jemand anderes erledigen? Was wird dafür dann nicht gemacht? Nur wer häufig „Nein“ sagt, kann auch häufig „Ja“ zu wirklich wichtigen Aufgaben sagen.   Tipp 5: Meetingzeit reduzieren   Die erste Frage, die man sich bei einer Einladung zu einem Meeting stellen sollte: Ist dies eine gute Verwendung meiner Zeit? Wenn dies der Fall ist, ist es vielleicht nicht notwendig, die gesamte Dauer anwesend zu sein. Seien Sie während des Meetings derjenige, der das Gesamtgeschehen im Auge behält, um das unnötige Verstricken in Details zu vermeiden. Wenn Sie selbst derjenige sind, der das Meeting ansetzt, dann können Sie auch damit experimentieren, ein Meeting im Stehen abzuhalten oder kurz vor der Mittagspause – oft wird es hierdurch erstaunlich zielstrebig. Tipp 6: Dumme Aktivitäten streichen   Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Deshalb neigen wir durchaus dazu, Aktivitäten weiterhin durchzuführen, auch wenn diese nicht oder nicht mehr zieldienlich sind. Manchmal verschwenden wir aber auch unsere Zeit mit Streitgesprächen oder gar juristischen Auseinandersetzungen, bei denen es primär um das eigene Ego geht und nicht um die Sache selbst. Überlegen Sie selbst, welche Aktivitäten Sie streichen oder reduzieren sollten – schließlich können Sie jede Minute nur einmal verwenden. Tipp 7: Das Umfeld erziehen   Dies ist eine mittelfristige Strategie: Geben Sie anderen Personen in Ihrem Umfeld Hinweise, bei welchen Informationen Sie auf dem neusten Stand sein möchten und in welchen Fällen nicht. Teilen Sie mit, bei welchen Themen Sie zum Meeting eingeladen werden möchten und wann nicht. Vermitteln Sie Menschen, die häufig Fragen an Sie haben, dass es für beide Seiten sinnvoll ist, wenn diese Fragen gebündelt werden, anstatt diese einzeln zu besprechen. Wenn Sie selbst mit gutem Beispiel voran gehen, verleiht dies Ihren Wünschen Nachdruck. Tipp 8: Die Säge schärfen   Ein Spaziergänger kommt in einen Wald hinein und entdeckt eine Person, die einen dicken Baumstamm sägt. Der Säger scheint nicht nur stark, sondern auch hochmotiviert zu sein. Da sein Fortschritt dennoch gering ist, klopft der Spaziergänger dem Säger auf die Schulter: „Herr Säger, Ihre Säge ist stumpf!“. Dieser entgegnet: „Ich habe keine Zeit, Sie zu schärfen – ich muss sägen!“. Warum diese Geschichte? Auch Erholungs-, Weiterbildungs- und Denkzeit sind wichtig für die persönliche Effektivität. Schärfen Sie regelmäßig Ihre Säge! Tipp 9: Zusammenfassungen lesen   Mittlerweile gibt es mehrere Dienstleister, die Bücher und Zeitschriften in kompakter Form zusammenfassen. Manche davon ermöglichen sogar einen Download als Audiodatei. Shortbooks und Audible gehören zu den renommierten Anbietern in diesem Bereich. Diese komprimierte Form des Lesens ermöglicht es Ihnen, die Kernpunkte einer wesentlich höheren Anzahl von Büchern aufzunehmen. Tipp 10: Der schlaue Treffpunkt   Wenn Sie die Wahl haben und sonst keine wichtigen Gründe dagegen sprechen, dann legen Sie den Treffpunkt möglichst in Ihr Büro bzw. Ihren Firmensitz. Dies spart nicht nur Reisezeit, sondern lässt Sie eine eventuelle Wartezeit sinnvoll nutzen, wohingegen diese an anderen Orten oft nicht gut nutzbar ist. Wenn Sie beispielsweise auf einer Messe sind oder sich anderweitig auf Dienstreise befinden, dann lassen Sie andere Personen möglichst an den Ort kommen, an dem Sie ohnehin sind. Auch das spart Zeit.   Hinweis für Webmaster: Sie können diesen Artikel als Content auf Ihre Website einstellen, sofern Sie den Hinweis "Dieser Artikel wurde geschrieben von Trainer, Speaker und Bestseller-Autor Zach Davis", sowie einen Link auf www.peoplebuilding.de einfügen. Dieser Artikel hat eine Länge von 4837 Zeichen. Besseres Zeitmanagement und Zielerreichung?