5 Tipps zur Email-Flutbewältigung   Tipp 1: Absender-Management   Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden und Kollegen darüber, was für Sie wirklich wichtig ist und welche Informationen für Sie keinen hohen Informationswert besitzen. Ein Kommunikationstipp hierzu: Wenn Sie in einem Gespräch damit starten, zunächst interessiert zu fragen, welche Informationen für Ihren Gesprächspartner wichtig sind und welche nicht, dann wird dieser Sie vermutlich auch nach Ihren Wünschen fragen - ohne dass Sie ungefragt Ihre Wünsche äußern müssen. In jedem Falle aber wird dies die Bereitschaft Ihres Gegenübers, Ihnen entgegenzukommen, begünstigen.   Tipp 2: Mut zur Mülltonne!   Löschen Sie unwichtige Emails einfach! Verschieben Sie alte Emails in den Papierkorb. Wenn Sie den Mut hierzu aufbringen, werden Sie sich besser fühlen. Sollten Sie sich damit sehr schwer tun: Verschieben Sie solche Emails und Dateien, von denen Sie nicht sicher sind, ob Sie diese noch benötigen werden oder nicht, in einen speziellen Ordner "Gewissensberuhigung". In einem festen Turnus, z.B. alle 3 Monate, schauen Sie schnell durch, ob etwas wirklich Wichtiges dabei ist. Alles, was nicht wirklich wichtig ist, löschen Sie dann. Sie werden feststellen, dass Sie hierin nur sehr selten Dokumente von großer Bedeutung wiederfinden.   Tipp 3: Letzter Absatz zuerst!   Experimentieren Sie damit, den letzten Absatz zuerst zu lesen. Häufig steht im letzten Absatz die für Sie relevante Schlußfolgerung oder die Handlungsaufforderung oder die Frage, auf die der Absender eine Antwort sucht. Häufig werden Sie hierdurch auch feststellen, dass die Email für Sie nicht von Bedeutung ist und sparen sich den Rest des Textes.   Tipp 4: Strukturierter Posteingang - Strukturierte Vorgehensweise   So banal es klingt: Strukturieren Sie Ihren Posteingang! Fast jedes gängige Emailprogramm bietet die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien wie Betreff, Absender, Priorität (Vorsicht: die Priorität anderer Personen muss sich nicht mit Ihren eigenen Prioritäten decken!) etc. zu sortieren. Die wenigsten Personen mit hohem Mailaufkommen nutzen diese Stukturierungsmöglichkeiten wirklich effektiv. Selbst wenn Sie bereits eine Ordnerstruktur besitzen: Prüfen Sie, ob diese Ihren jetztigen Anfordungen noch gerecht wird - wenn 90% aller Emails in demselben Ordner landen oder die Struktur nicht Ihren Aufgabengebieten entspricht, dann ist diese vermutlich nicht besonders zeitsparend.   Tipp 5: Was nutzt Hightech, wenn Sie es nicht bedienen können?   Investieren Sie bei Gelegenheit 1-2 Stunden in die Bedienung Ihres Email-Programms. Sie arbeiten vermutlich täglich damit. Kennen Sie bspw. die wichtigsten Tastenkombinationen (erspart zahlreiche Mausklicks)? Wissen Sie, wie man nach "assoziierten" Nachrichten sucht? Wie hängt man eine Visitenkarte (vCard) an, damit man die Kontaktdaten nicht mühsam einzeln kopieren muss? Arbeiten Sie bei Personenkreisen, an die Sie regelmässig versenden, mit Verteilern? Wenn Sie alle Fragen mit "Ja" beantworten können: Herzlichen Glückwunsch! Wenn nicht, dann ist es eine Überlegung wert, sich damit zu beschäftigen - eine kleine Zeitinvestition, die sich schnell auszahlen dürfte.   Hinweis für Webmaster: Sie können diesen Artikel als Content auf Ihre Website einstellen, sofern Sie den Hinweis "Dieser Artikel wurde geschrieben von Trainer, Speaker und Bestseller-Autor Zach Davis", sowie einen Link auf www.peoplebuilding.de einfügen. Dieser Artikel hat eine Länge von 2688 Zeichen. Kontaktieren Sie zum Thema "Effektiver am PC" unseren Experten Berthold Glass unter bg(at)peoplebuilding.de.